Es la secuencia de pasos utilizados para registrar contablemente las transacciones efectuadas por una empresa; a partir de esta cadena, se genera la información financiera.
Las operaciones realizadas por una entidad deben estar respaldadas por los comprobantes que las sustentan, a éstos se les denomina documentos fuente y pueden ser recibos, facturas-CFDI, cheques, fichas de transferencias electrónicas y papeles de trabajo, entre otros.
Cuando la contabilidad se realiza en un sistema de cómputo, el registro de primera anotación se lleva a cabo en las denominadas pólizas, que son asientos de diario individuales a los que se les asigna un número consecutivo; se identifican y clasifican conforme al tipo de transacción que se esté registrando. En estos documentos se mencionan la cuenta o cuentas de cargo y abono, así como las cantidades correspondientes a cada una, y una descripción de la operación hecha. Se adjuntan, asimismo, los documentos fuente que las comprueben.
Existen tres tipos de pólizas:
- Ingresos: se utilizan cuando la transacción registrada genera un ingreso para la empresa.
- Egresos: en ellas se reconoce un decremento en los flujos de efectivo de la empresa. Se distinguen por tener un abono a las cuentas de efectivo o cuentas bancarias y uno o varios cargos a cuentas diferentes, ya sea del propio activo, del pasivo, del capital, de ingresos o de gastos.
- Diario: se utilizan cuando la transacción registrada no se identifica ni como ingreso ni como egreso. Por ejemplo: la depreciación de equipo de transporte y/o el cobro a un cliente.
Las leyes mercantiles exigen que las organizaciones cuenten con libro diario y libro mayor, mismos en los que se acumulan las operaciones contables individuales. Adicional a ello, las organizaciones suelen no preparar los estados financieros después de cada transacción, sin embargo, sí es posible su preparación.
Cabe mencionar que los estados financieros son la herramienta más poderosa de la administración para la toma de decisiones de las organizaciones.